Co je to vlastně informační systém? V praxi se ještě stále často zjednodušuje, že informační systém = lepší účetní program. Taková představa je zásadně chybná.
Informační systém je ten správný nástroj, který umožňuje sběr, správu a využití dat, které vznikají u výrobních a obchodních společností v procesu výroby a prodeje. Informační systém mnoho činností provádí efektivněji, rychleji, spolehlivěji a také levněji než člověk.
Integrované platformy
Různé informační systémy existovaly odjakživa, pouze byly závislé na dostupných technických prostředcích. Současné informační systémy se mohou opřít o technologie umožňující zpracovávat ohromné množství dat, podchycovat jejich vzájemné provázanosti, rychle vyhledávat a zpracovávat konkrétní informace.
„Počítačové” informační systémy byly ve svém počátku zaměřeny na podporu řešení nejzákladnějších potřeb podniku jako vedení účetnictví, fakturace, skladové hospodářství, evidence majetku atd. Historicky byly pro tyto agendy pořizovány samostatné aplikace od různých výrobců. Neexistovaly totiž aplikace, které by pokrývaly problematiku jako celek.
Postupně se přecházelo na homogenní a integrované platformy. V integrovaných řešeních byly jednotlivé moduly vzájemně provázány a doplněny o další specifické moduly poskytující informace pro plánování a řízení firemních procesů, jako jsou např. výroba či obchod.
Ani dnes není vždy možné a ekonomicky únosné pokrýt celou šíři podnikové problematiky jedním produktem. Je přesto nezbytné dbát na to, aby veškeré relevantní informace byly dostupné z jednoho místa, a tedy, je-li nutno přistoupit k užití více systémů, aby takové systémy měly schopnost si informace navzájem komunikovat. Cílem je, aby veškeré informace, které jsou evidovány v informačních systémech byly dostupné a úplně využitelné správnou osobou, ve správný čas a na správném místě.
Takto integrované systémy jsou nazývány Podniková řešení neboli ERP systémy (Enterprise Resource Planing system).
Obr. 1
Výběr a implementace
Proces výběru a implementace informačního systému je sám o sobě značně složitý. Pokud s takovou činností nemáme zkušenosti, bývá ekonomicky výhodné se obrátit na specialisty, kteří tento procese znají. Do budoucna se tak vyvarujeme chyb, které vybrané řešení prodraží.
Výběr nového informačního systému by měl probíhat v těchto krocích:
Definice záměru je první a nejjednodušší krok. Rozhodujeme na základě znalostí praktického provozu. Zjišťujeme, že nám chybí některé důležité informace, jež lze sice ve společnosti vyhledat, ale proces vyhledávání a zpracovávání takových informací je natolik nepružný či drahý, že jejich praktická využitelnost je diskutabilní. K takové situaci často dochází při přerodu společnosti z menší na větší, při změně požadavků nadřízených či státních organizací. A také při zásadních změnách trhu, například takových, k jakým dochází právě nyní.
Obr. 2
Analýza potřeb – výsledkem tohoto kroku je analytický dokument, který popisuje situaci v podniku, činnosti, které se zde provádějí, informace, které je potřeba získat a způsoby, jakým se budou získané informace využívat. Definuje také jaké jsou očekávané přínosy a nebo úspory. Popisují se i informace, které mají být společné pro různé subjekty, pokud se předpokládá nasazení informačního systému pro několik kooperujících společností. Protože informační systém se pořizuje na delší časové období, je nutno zapracovat do analýzy i potřeby budoucího rozvoje. Pokud se analýza potřeb neprovede dostatečně kvalitně, lze předpokládat, že následně budou vyvolány nemalé dodatkové náklady na úpravy systému.
Vlastní výběr je nejsložitější částí výběru informačního systému z pohledu zákazníka. Problematice nákladů a financování se budu věnovat v příštím čísle. Zde zmíním jenom fakt, že cena řešení je pouze jedním z ukazatelů výběru. A není nejdůležitější.
Zásadním způsobem ovlivní využitelnost celého systému především jeho kvalita a schopnost růst společně se zákazníkem. Je tedy nutno důkladně prozkoumat především samotného dodavatele a jeho řešení. Jednou z často kladených otázek je, zda je lepší, aby byl dodavatel také přímým výrobcem systému. Domnívám se, že ano. Jednak to zlevňuje celé řešení a jednak přináší zákazníkovi bonus, že o jeho řešení se bude starat ten, kdo zná systém nejlépe.
Co musí zákazník také vyžadovat? Předvedení systému v ostrém provozu. Předvedení systému alespoň částečně nakonfigurovaného podle zákazníkových potřeb. Předvedení servisní podpory (helpline). Zevrubné informace o podmínkách servisních zásahů. Jen tak zákazník zjistí, že systém je funkční a v případě problémů, které jistě občas přijdou, mu bude mít kdo pomoci.
Nezanedbatelná je i informace o historii výrobce nabízené aplikace. U společností s delší dobou trvající historií lze předpokládat určitou kvalitu řešení. Jako zákazník musím také zjistit zda nabízené řešení umožňuje úpravy a přizpůsobení podle zvyklostí v mé společnosti, nebo zda mám očekávat také nutnost změn v činnostech vlastních.
V neposlední řadě se musí zákazník informovat i o schopnostech systému se propojit se systémy dalšími, ať již jsou to technologické, řídící programy, nebo jenom prostý balík kancelářského software. Také je důležité znát technické řešení nabízeného informačního systému, například zda využívá jednu databázi, a jaký typ, zda je možno k systému přistupovat vzdáleně, jaké má nároky na síť LAN, servery a pracovní stanice atd.
Implementace se na první pohled již zákazníka příliš netýká. Vše je dojednáno a „míč” je na straně dodavatele. Omyl! Zákazník musí spolupracovat. Musí se zabývat kontrolou plnění jednotlivých kroků, porovnávat zadání s realizovanými etapami nebo jejich částmi, tak jak byly specifikovány, jejich včasností a úplností, přebírá ucelené části systému do zkušebního provozu.
Zároveň musí připravit a předat úplná data, která mají být do systému importována ze stávajících evidencí. Tato činnost může být v některých případech časově i personálně poměrně náročná a je nutno s tím počítat. Osvědčuje se uzavření zvláštní implementační smlouvy, ve které je detailně popsán jak postup implementace, tak veškeré funkce, které má implementovaný systém mít.
Školení pracovníků – častou chybou zákazníků je, že se snaží snížit cenu nového informačního systému právě snižováním počtu hodin školení pro své zaměstnance. Doporučuji naopak, aby si zákazníci rovnou ve smlouvě vyžádali pravidelná přeškolení svých zaměstnanců, alespoň 1× do roka. Zkušenost potvrzuje, že pravidelná přeškolení i poctivě provedená vstupní školení výrazně snižují náklady na budoucí servisní zásahy.
Zkušební provoz je období, kdy by měly být prozkoušeny všechny možnosti systému na „poloostrých” datech. Dodavatel musí být k dispozici pro řešení všech nenadálých situací, které v této fázi často nastávají. Zároveň je zde jedna z posledních možností na drobné úpravy systému před ostrým provozem. Odmítnutí zkušebního provozu představuje riziko, a proto musí být odmítnutí vždy pouze ze strany zákazníka.
Ostrý provoz – pokud předešlé kroky proběhly úspěšně, zbývá pro zákazníka poslední rozhodnutí. Zda používat systém nový a starý po nějaký čas paralelně, či zda starý systém opustit. Je-li nový systém běžně provozovaný i v jiných společnostech a tedy „odzkoušený”, bývá vhodnější opustit ihned starý systém, aby si uživatelé nemohli „vypomáhat” informacemi z něj.
Je potřeba si uvědomit, že každá tak zásadní změna, jako je změna informačního systému, s sebou přináší zpočátku zvýšení pracnosti pro uživatele. A tak se zákazník musí připravit na dobu, kdy se jeho zaměstnanci budou vyjadřovat k novince poměrně nelichotivě. To platí bez výjimky pro veškeré implementace. I proto je vhodné, aby zákazník alespoň na několik prvních týdnů požadoval od dodavatele tzv. patronovaný provoz, kdy pracovník dodavatele je přítomen na místě a je schopen bez odkladu a osobně řešit veškeré problémy.
Příklad z praxe – Implementace ÚDRŽBY
Údržbě vlastního majetku se nevyhne žádný podnikatelský subjekt. Na trhu není mnoho systémů, které by takovou činnost podporovaly. Proto vybíráme pro ilustraci tento ne zcela typický příklad, a jeho řešení v modulu ÚDRŽBA systému EPASS®.
Pod pojmem údržba chápeme pravidelně se opakující činnosti, které lze na rozdíl od havarijních oprav plánovat. Informace, se kterými modul ÚDRŽBA pracuje, jsou jasné: seznam majetku, přebíraný z modulu MAJETEK, normy údržby, včetně popisu zdrojů, potřebných pro konkrétní normu, a konečně diagnostické signály (obr. 1). Pojmem diagnostické signály jsou v systému EPASS® chápány určité okamžiky, ve kterých je nutno provést konkrétní údržbu podle některé normy údržby (obr. 1). Takovým diagnostickým signálem může být například čas, počet motohodin, ujeté kilometry, nebo např. množství vyrobených výrobků.
Při nastalém diagnostickém signálu systém vybere správnou normu údržby, vyblokuje na skladě potřebný materiál či připraví objednávku materiálu či subdodávky, rozešle informaci dotčeným pracovníkům a v jejich plánu (obr. 2) vymezí potřebný čas. Na diagnostický signál lze navazovat další akce, jejichž provedení systém EPASS® zajistí.
Zákazník, budoucí uživatel systému dodá pouze seznam majetku a normy údržby, ostatní provede „systém”. Uživatel potom jen po čase vyhodnotí, kolik ušetřil nákladů, času a nervů včasnou a dokonalou údržbou svého zařízení.
V příštím dílu se budeme věnovat popisu nákladů, které pořízení nového IS vyvolá, a také způsobům jak je financovat.
